第二,解释要表达清晰,条理分明。解释的最大目的在于让对方听得清楚明白,所以,表述清晰、条理分明也很重要。否则,不仅达不到预期目的,甚至还会产生新的误解。尤其是解释错综复杂的情况时,要把它说得有条不紊。具体说来,在解释前,要考虑到语句的顺序,什么先说,什么后说,要理清头绪,不能兴之所至,东一句西一句地随口道来,以防止解释后更加糊涂的情形出现。一般来说,有两种情况:如果对方对此事并不了解,而我们本身又有充足的时间来解释此事时,可以按时间先后或者事情发展的顺序解释;如果误会已经很深,而对方对此事又有些了解时,我们就应该挑重点先说,这样一来可以及时化解误会,又会避免因对方误会之深而不愿听下去。
第三,解释要语态谦恭,语气和缓。古人云:“感人心者,莫先乎情。”解释这种口头交流的方式特别需要双方的情感融洽。双方情感越融洽,解释的话就越入耳入心,就越能使人信服。因此,在解释时,要特别注意语言的感情功能,用情感感染对方,达到情感融洽,使对方相信自己的解释。比如,首先,我们可以站在对方的立场上,从对方的利益出发,那么对方就会放下心中的防备,把你当成“自己人”,有了这种心理沟通,解释工作就好做了。其次,语气还要和缓,绝不能用高高在上或者很不重视或嘲弄的口气。